物资采购风险的防范对策

物资采购风险的防范对策

    陈家俊，刘艳燕，程梅，董丙成

(山东莱芜钢铁(集团)有限责任公司  山东 莱芜  271104)

摘要：从物资采购过程中存在的风险进行分析，提出了相应的防范对策。

关键词：物资；采购；风险；防范；对策

中图分类号：F406  文献标识码：B  文章编号：1003一0514(2009)05—0057—03

        在当今的市场经济条件下，由于环境的多变性和竞争性的激烈，企业风险日益增大，使企业的生存和发展受到严重挑战。因此如何控制风险应是现代管理者必须掌握的技术。而企业物资采购费用直接决定产品的成本，企业要想实现利润最大化，必须降低采购费用。企业在物资采购过程中面临供应商，质量，成本，库存量等多种风险。采购风险贯穿于采购过程的各个环节，要想成功的把握采购风险，必须做好每一个环节，每个环节的风险具有一定的特征，防范各不相同。

1  控制采购价格风险的基本途径

1．1  掌握供应商的成本结构

        采购价格实际上就是供应商的销售价格。在采购价格中，供应商毫无例外地都倾向于尽可能隐蔽自己的成本结构和定价方法。因此，采购人员的一个基本任务就是要揭开供应商的定价方法及成本结构的面纱，针对不合理的成本消耗进行分析改进，从而达到有利于自己的合理采购价格。

        在实际操作中，了解供应商成本结构，控制、降低采购价格的一个基本手段是采用尽量详细的报单，而将供应商的产品按固定及可变费用细项展开计算，逐项核定其准确合理性。

1．2  降低整体采购成本

        采购价格加上运输，包装，付款等相关费用，构成采购成本。作为采购人员，不仅要以最低成本及时采购到质量最好的采购物资，而且在本企业产品的全部寿命周期过程中，都要有效地利用最好的供应商，以降低整体采购成本。欧洲某专业机构的一项调查表明：在采购过程中，通过价格谈判降低成本的幅度一般在3％～5％，通过比较优化供应商平均可降低成本3％～10％；而供应商早期参与产品开发的，成本降低可达到10％～25％。因此可见，在所有降低采购成本的方式中，供应商参与产品开发最具潜力。

2依据不同情况采用适宜防范策略

2．1  物资采购价格风险的防范对策

        价格是商品同货币交换比例的指数。价格竞争是企业竞争的重要手段，由于市场因素的变动性和复杂性，使价格面临风险。价格风险是众多因素互相作用的结果，主要包括产品本身因素，需求因素，竞争因素，营销因素和宏观性因素。价格是一把双刃剑，企业不要随便设计价格陷阱，而应根据市场竞争地位，产品生命周期和不同的经营目标，采用相应的价格对策。

        物资采购价格是计入产品价格的重要组成部分，一般企业物资成本占成本的40％～60％。因此，防范物资采购价格的风险，是抗击企业的前沿屏障。物资采购价格风险是客观存在的。如供应商高价围标或恶性销价抢标，市场供求矛盾引起价格风险等等。所以采取积极措施防范采购价格风险是极其重要的。

        控制采购价格风险的基本途径是：1)掌握供应商的成本结构；2)降低整体采购成本；3)依据不同情况采用适宜防范策略。

        对付采购价格风险的具体策略，企业可根据不同的经营环境，而灵活运用。a．风险转移法。如事先敲定价格订货，即使市场行情发生变化，企业采购利益不受影响，再如商品持续涨价的情况下，采用先付款后交货的采购方式；在商品持续降价的情况下，采用先交货后付款的采购方式，也可选择若干供应商，让其互相竞争，从中做收价格之利。b．风险回避法。如企业购进一批物资，担心物资价格下降而引发风险，可以在期货市场上进行套期保值，即先卖出期货，若干月后，再买进期货以平仓。由于价格呈下降趋势，从而在期货市场盈利以弥补在现货市场上损失。c．风险消除法。即对一些可能发生风险的业务采取冷落、取缔的方式。如不采用预付货款的方式，即消除了预付可能带来的价格纠纷和收货风险；采取合同买断价格的方式，消除了价格浮动影响。d．风险分离法。同一物资采用向多家供应商订货的方式，或可采用一次订货，分批进货，分批结算的方式，有利于分散价格风险。

2．2物资采购质量风险的防范对策

        采购质量风险是一种内外交叉风险，即它源于外部供应商，但也可能同内部有关。用ISO 9000规范供应商。这是控制采购质量风险的关键，主要是加强对供应商的选择和考核。

        1)选择合格供应商的条件。

        确定为合格供应商的基本条件是：a．供方提供的原材料通过技术开发所组织的质量认定，确认符合使用要求；b．确认供方的质量保证能力；c．价格合理，服务良好。

         2)评价和审核供应商的质量体系。

        首先，对供方的材料质量进行认定。具体事项包括五个方面：标准对比确认；理化分析；检测对比确认；工艺试验确认；小批量试投确认；中、大批量试投确认。最后，由总工程师或其授权人批准。

        其次，对供方的质量体系和质量保证能力进行调查，审核和择价。填写“供应商质量体系审核检查表”，最后，进行综合评定，确定合格供应商，并编制《合格供应商名册》。依质量保证体系完善程度，分为五级，即A级-完善；B级-基本完善；C级-基本符合但需改进；D级-较差；E级-基本未建立。对于A B级供应商确认为企业定点供应商；C级暂缓考虑；D，E不能作为材料定点供应商。

        3)加强对合格供应商的考评与管理信息中心。

        一般每年进行一次复审评定。所有供应商都必须满足ISO 9000要求，考评主要指标是对年内合同执行情况，如供货质量，履行合同次数，准时交货率，来料批次合格率，价格水平，合作态度，售后服务等，评出A(很好)，B(较好)，C(一般)，D(较差)，E(很差)等五个等级，A和B-保留定点供应资格；C-保留定点供应资格，但要求限期整改；D和E的供应商，经批准后取消定点资格。

        通过以上程序，选择了有质量保证能力的供应商，从而也为保证物资质量，避免采购质量风险奠定了基础。

2．3  物资采购合同风险的防范对策

        1)把好签约关。

        依法订立采购合同是避免合同风险，防患于未然的前提条件，也是强化合同管理的基础。严把签约关，首先要对供应商进行调查，包括供货方的生产状况，质量保证，企业经营和财务状况等。在全面了解的基础上，作出选择供应商的正确决策，使合同建立在可行的基础上。

        其次，采购主管和合同管理人员应加强对合同的审核。对合同中规定的品种、规格、数量、质量、交货速度、帐号、地址、运输、结算方式等各项内容，按照合法性，可行性，合理性和规范性等四个标准，逐一进行审核。合法性，即检查合同条款是否有利于政策、法律，避免合同因内容违法，当事人主体不合格或超越经营范围而无效；可行性，即通过资信调查，切实掌握对方的履约能力，敦促当事人在签约时留有充分余地，并警惕少数不法分子倒买倒卖合同；合理性，即对那些不讲效益，舍近求远，进人情货等非正常情况严格审定，以免造成不必要的损失；规范性，即根据统一文本的要求，把合同条款是否齐全，当事人权利义务是否明确，是否以单带约，手续是否具备，签章是否齐全等作为侧重点，发现问题及时纠正。

        2)加强合同管理。

        广义的合同管理是指由合同签订到履行结束过程中的管理。下面主要从合同签证，合同整理和监督执行等方面来阐述合同风险的防范。

        签证，就是经济合同管理机关根据当事人的申请，依法证明经济合同的真实性和合法性的一项制度。通过签证，可以及时发现和纠正在合同订立过程中出现的不合理，不合法现象；提醒当事人对缺少的必备条款予以补充；对显失公平的内容予以修改；对利用经济合同的违法活动予以制止，从而减少和避免经济合同纠纷的发生，为经济合同的顺利履行奠定了基础。对于已签订合同，必须整理成册，妥善保管，以便及时查找合同履行情况，因此，搞好合同整理，也是加强合同管理，控制合同风险的一个重要方面。

        3)抓好合同纠纷处理关。

        合同履行过程中违约纠纷客观存在，若不及时处理，不仅企业的合法权益得不到保护，而且有可能使合同风险严重化。对于采购方违约造成的纠纷，主动承担责任，求得对方谅解，以避免纠纷扩大。总之，要依法，正确，及时地解决合同纠纷。

2．4库存风险防范对策

        库存主要决定于数量，采购数量的多少，由库存量决定。库存量大，可以采购数量多些，但并不是采购越多越有利，主要是看利润。现在降低库存，可以节约库存费用，所以推行“零”库存。

2．4．1经济批量的最优控制

        物资采购数量由库存量决定，根据库存量采用定量采购法和定期采购法。定量采购法是当库存量下降到规定的库存标准，就提出订货的一种采购控制方法。特点是订货量，订货点确定，订货时间不确定。定期定货法是按固定时间间隔检查储备量并提出采购量根据盘点时的实际储备量和下一个供应间隔期的预计需求量而定。特点是采购时间，进货时间固定，采购量不固定。物资在采购过程中，根据需求量特点，可采用不同的批量控制模型。若需求量是确定的，且需求率相同，则EOQ就是最优订购批量模型；如果需求量并不可靠，则形成了订货优化的随机模型。

2．4．2 JIT法，向零库存管理目标迈进

        JIT法又叫准时管理法，它和库存工作关系密切。这一方法最吸引人的地方是综合考虑了各种因素，做到当装配环节需要配件时，各种配件刚好及时送到，但从不提前。这一方法的效率非常高，对原材料投资不用增加，但资产相当可观。实行JIT，特别需要生产企业和供应商建立起良好的伙伴关系，否则是不可想象的。日本丰田公司首创的JIT管理，其宗旨是要弃除一切浪费现象，要求库存减少到最小甚至为零。企业只有将各种管理水平搞上去，才有条件和可能实施这种库存控制法。可见，实现JIT管理的过程，同时也是改进企业管理的过程。

2．4．3  MRP法(相关库存法)，科学确定物资的订购时间和订购量。

        MRP的目的是要控制库存水平，它决定各产品和零部件加工的优先顺序及生产系统的最佳负荷。控制存货水平，关键在于研究选择最佳订购方式，通过订购来进行恰当的生产决策，并在恰当时间发布订购或生产指令。MRP法在很大程度上改变了库存管理与生产管理各行其是的弊端。采用该方法可系统地为库存管理部门提供关于各种物料需求量和需用时间的准确数据，便于管理人员及时准确地发出订货指令。采用MRP系统，对推动销售工作，增加销量，减少库存，使企业生产发展与市场需求变化紧密衔接，更好为客户服务等一系列环节都具有显著作用。